Frais déductibles : comment optimiser ses impôts en 2024

Optimiser ses impôts en déclarant l'ensemble de ses frais déductibles est un aspect crucial de la gestion d'une entreprise. Cet article explique en détail les différents types de frais déductibles et la façon de les déclarer correctement pour bénéficier de ces avantages fiscaux.

📊 Bon à savoir

Les frais de déplacement avec un véhicule électrique bénéficient d'une majoration de 20% pour leur déduction.

Les types de frais déductibles pour les entreprises

Pour optimiser leur fiscalité, les entreprises ont la possibilité de déduire certains frais professionnels de leur résultat imposable. Ces charges déductibles doivent répondre à des conditions précises et couvrir des dépenses réellement engagées dans le cadre de l'activité. Voyons en détail les principaux types de frais déductibles.

Les déplacements professionnels

Les frais de déplacement des salariés et dirigeants, effectués pour les besoins de l'entreprise, sont déductibles. Cela inclut notamment :

• Les frais de transport (train, avion, taxi, véhicule de société)
• Les frais d'hébergement et de restauration
• Les frais kilométriques en cas d'utilisation d'un véhicule personnel

Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement déductibles est majoré de 20%. Tous ces frais doivent être justifiés par des factures ou notes de frais.

La formation professionnelle

Les dépenses de formation engagées pour maintenir ou améliorer les compétences des salariés et dirigeants sont déductibles. Cela concerne :

• Les frais pédagogiques (coût des formations, supports, etc.)
• Les frais annexes (transport, hébergement, restauration)
• Les rémunérations maintenues pendant les périodes de formation

Pour être déductibles, ces formations doivent avoir un lien direct avec l'activité exercée ou le développement de l'entreprise.

Les locaux et équipements professionnels

Les charges liées aux locaux utilisés par l'entreprise sont déductibles :

• Loyers et charges locatives
• Travaux d'aménagement et d'entretien
• Consommations d'eau, gaz, électricité
• Assurances

De même, les dépenses d'acquisition et d'entretien des équipements et matériels nécessaires à l'activité (mobilier, informatique, outillage, etc.) sont déductibles. Pour les biens dont la valeur dépasse 500€, la déduction s'effectue via l'amortissement.

Les frais de repas

Les frais de repas engagés par les salariés et dirigeants à l'occasion de déplacements professionnels sont déductibles, dans la limite des montants fixés par l'administration fiscale :

Lieu du repas	Montant déductible par repas
En région parisienne	19,40€
Hors région parisienne	17,90€

Les frais de réception et de représentation (restauration de clients, prospects, partenaires) sont également déductibles s'ils sont justifiés et non excessifs.

Conditions et conservation des justificatifs

Pour être déductibles, les frais professionnels doivent remplir les conditions suivantes :

• Être engagés dans l'intérêt de l'entreprise
• Correspondre à une charge effective et justifiée
• Être comptabilisés dans l'exercice de leur engagement
• Ne pas être excessifs au regard de l'activité

L'entreprise doit conserver les justificatifs (factures, notes de frais, tickets de caisse) pendant 3 ans en cas de contrôle de l'administration fiscale. Une comptabilité claire et documentée est donc indispensable pour optimiser les charges déductibles.

Comment déduire les frais réels de son impôt

La déduction des frais réels de l'impôt sur le revenu est une option intéressante pour les contribuables qui engagent des dépenses professionnelles significatives. Contrairement à la déduction forfaitaire de 10% qui s'applique automatiquement, la déduction des frais réels nécessite un peu plus de travail mais peut permettre d'optimiser considérablement ses impôts.

Déduction des frais réels vs déduction forfaitaire de 10%

Lorsque vous déclarez vos revenus, vous avez le choix entre deux options pour la prise en compte de vos frais professionnels :

• La déduction forfaitaire de 10% qui est appliquée automatiquement par l'administration fiscale sur vos salaires. Cette déduction est plafonnée à 14 171 € pour les revenus 2023.
• La déduction des frais réels qui vous permet de déduire le montant exact de vos dépenses professionnelles, à condition de pouvoir les justifier.

Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devrez indiquer le montant total de vos frais professionnels sur votre déclaration de revenus et détailler la nature et le montant de chaque dépense dans une note annexe. Il faudra également ajouter à vos revenus imposables les éventuelles allocations pour frais versées par votre employeur.

Les principales catégories de frais réels déductibles

Parmi les frais professionnels les plus fréquemment déduits, on retrouve :

• Les frais de déplacement : frais de transport (frais kilométriques si utilisation du véhicule personnel, abonnements transports en commun), frais de repas, frais d'hébergement, péages, parking...
• Les frais de formation liés à votre activité professionnelle (droits d'inscription, déplacements, matériels...)
• Les frais liés à l'utilisation d'un local professionnel distinct de votre habitation (loyer, charges de copropriété, taxe foncière, intérêts d'emprunt, assurance, travaux...)
• Les frais de matériel, équipement, documentation nécessaires à votre activité
• Les cotisations professionnelles (syndicats, ordres professionnels...)

Zoom sur les frais kilométriques

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, vous pouvez déduire vos frais kilométriques selon un barème publié chaque année par l'administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Par exemple, pour un véhicule de 6 CV, le barème applicable aux revenus 2023 est le suivant :

Distance parcourue à titre professionnel	Montant des frais kilométriques déductibles
Jusqu'à 5 000 km	0,631 €/km
De 5 001 à 20 000 km	0,351 €/km
Au-delà de 20 000 km	0,234 €/km

À noter que les frais de déplacement calculés selon le barème kilométrique sont plafonnés sur la base d'un véhicule de 7 CV. Si vous utilisez un véhicule plus puissant, vous devrez recalculer vos frais avec le barème correspondant à un véhicule de 7 CV.

Justification et conservation des frais réels

Pour être déductibles, vos frais professionnels doivent pouvoir être justifiés. Vous devez donc conserver toutes les pièces attestant de la réalité et du montant de vos dépenses (factures, notes de frais, reçus, tickets de caisse...) pendant au moins 3 ans en cas de contrôle fiscal. L'administration préconise une certaine souplesse dans l'appréciation des justificatifs, mais ceux-ci doivent être d'autant plus précis que le montant des frais est important ou pourrait paraître disproportionné par rapport à votre activité ou votre rémunération. Si vos frais professionnels sont élevés, n'hésitez pas à opter pour la déduction des frais réels plutôt que la déduction forfaitaire de 10%. Cela demande un peu plus de rigueur dans la tenue de vos justificatifs, mais l'économie d'impôt à la clé peut être très intéressante. N'hésitez pas à faire des simulations pour déterminer la solution la plus avantageuse dans votre situation.

Frais de gestion immobilière : ce qui est déductible

Les frais de gestion immobilière représentent une part importante des dépenses liées à la détention d'un bien immobilier. Heureusement, un certain nombre de ces frais sont déductibles des impôts, permettant ainsi d'optimiser sa fiscalité. Nous allons passer en revue les principaux frais de gestion immobilière qui peuvent être déduits.

Frais de gestion et intérêts d'emprunt

Les frais de gestion, tels que les honoraires versés à un administrateur de biens ou à une agence immobilière pour la gestion locative, sont déductibles des revenus fonciers. Il en va de même pour les intérêts d'emprunt, qu'il s'agisse d'un prêt contracté pour l'acquisition, la construction, la réparation ou l'amélioration du bien immobilier. Cependant, il faut noter que seuls les intérêts sont déductibles, et non le capital remboursé. De plus, si l'emprunt a été souscrit pour une acquisition, les intérêts ne sont déductibles que pour la fraction de l'emprunt qui n'excède pas 300 000 €.

Frais de notaire et assurance emprunteur

Les frais de notaire liés à l'acquisition d'un bien immobilier sont également déductibles, mais pas intégralement l'année de l'achat. Ils doivent être étalés sur la durée de détention du bien, avec un minimum de 5 ans. Quant à l'assurance emprunteur, qui couvre les risques de décès, d'invalidité ou de perte d'emploi, elle est déductible si elle est contractée dans le cadre d'un prêt immobilier pour l'acquisition, la construction ou les grosses réparations du bien loué.

Charges de copropriété et frais de mise en location

Les charges de copropriété, comme les frais d'entretien et de réparation des parties communes, sont aussi déductibles. Toutefois, les dépenses liées à des travaux d'amélioration ne sont pas déductibles immédiatement mais doivent être ajoutées au prix d'acquisition du bien et amorties sur sa durée d'utilisation. Les frais engagés pour la mise en location du bien, tels que les annonces immobilières, sont intégralement déductibles l'année où ils sont engagés. Il en est de même pour les dépenses d'entretien et de réparation du bien loué.

Amortissement du bien immobilier

Enfin, l'amortissement du bien immobilier peut aussi être déduit, mais uniquement pour les biens acquis ou construits après le 31 décembre 1995. Le montant de l'amortissement est calculé selon la durée de détention prévisible du bien, généralement sur une période de 20 à 50 ans. Il est important de noter que pour être déductibles, ces différents frais doivent concerner des biens donnés en location. Dans le cas d'une double résidence, seule la partie du bien destinée à la location peut faire l'objet de déductions.

Optimisation fiscale des dépenses liées aux locaux professionnels

Pour les dirigeants d'entreprise, l'optimisation fiscale passe aussi par une bonne gestion des dépenses liées aux locaux professionnels. De nombreux frais relatifs aux bureaux et locaux utilisés dans le cadre de l'activité sont déductibles des impôts, permettant ainsi de réduire la base imposable de l'entreprise. Voyons plus en détail quelles sont ces dépenses déductibles et comment en tirer le meilleur parti.

Loyers et charges locatives

Les loyers versés pour la location de locaux professionnels constituent une charge déductible du résultat fiscal de l'entreprise. Cela inclut non seulement le loyer de base, mais aussi les éventuelles charges locatives comme les frais de nettoyage, de gardiennage, de maintenance des parties communes, etc. Pour être déductibles, ces dépenses doivent être justifiées par des factures ou quittances de loyer. De même, si l'entreprise est propriétaire de ses locaux, elle peut déduire les charges liées à l'entretien, la réparation et l'amélioration du bâtiment. Les impôts locaux tels que la taxe foncière sont également déductibles.

Aménagements et équipements spécifiques

Les dépenses d'agencement et d'équipement des locaux professionnels, dès lors qu'elles sont spécifiques à l'activité exercée, peuvent être déduites du résultat imposable. Cela peut concerner par exemple :

• L'installation de cloisons et faux plafonds
• La mise en place d'un système de climatisation ou de chauffage
• L'achat de mobilier et matériel de bureau
• L'acquisition d'équipements informatiques et de logiciels

Selon leur nature et leur montant, ces dépenses pourront être déduites en totalité l'année de leur réalisation, ou bien amorties sur plusieurs exercices.

Cas de la domiciliation de l'entreprise au domicile du dirigeant

Les dirigeants qui domicilient leur entreprise à leur domicile personnel peuvent, sous certaines conditions, déduire une partie de leurs frais de logement au prorata de la surface du local affecté à un usage professionnel. Les dépenses concernées sont principalement :

• Le loyer ou les intérêts d'emprunt immobilier
• Les charges de copropriété
• Les factures d'électricité, gaz et eau
• Les frais d'assurance habitation
• La taxe foncière et d'habitation

A noter que cette domiciliation n'est possible que pendant une durée maximale de 5 ans à compter de la création de l'entreprise. Au-delà, le dirigeant doit louer un local spécifique à sa société. Il est aussi important d'établir une convention de mise à disposition et des quittances de loyer pour justifier la réalité de ces dépenses en cas de contrôle fiscal. Bien utilisées, les règles fiscales entourant les frais de locaux professionnels permettent aux entreprises de réaliser des économies substantielles. Mais attention à bien respecter les conditions de déductibilité et à conserver toutes les pièces justificatives, sous peine de redressement en cas de vérification de la part de l'administration.

L'essentiel à retenir sur la déduction de vos frais professionnels

Déduire l'ensemble de vos frais professionnels vous permettra d'optimiser vos impôts de manière légale. À l'avenir, une gestion rigoureuse de vos dépenses professionnelles et la conservation des justificatifs s'avèreront indispensables. De nouvelles réglementations fiscales pourraient également voir le jour, d'où l'importance de rester informé pour profiter pleinement des avantages liés à la déductibilité de vos frais.